Pesquisadores que adquirem equipamentos ou materiais permanentes com recursos de projetos de pesquisa financiados por agências de fomento devem, obrigatoriamente, realizar o processo de incorporação desses bens ao patrimônio da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT).

A Gerência de Logística Patrimonial (GLP), vinculada à PROAD, é o setor responsável pela análise, vistoria e emplaquetamento dos bens, bem como pela emissão do Termo de Responsabilidade Patrimonial.

Contatos da GLP para dúvidas:

Whatsapp Business: (65) 3313-7270

Email: ufmtpatrimonio@gmail.com

PASSO A PASSO PARA A INCOPORAÇÃO DE BENS ADQUIRIDOS POR PROJETOS

1. Abertura do Processo no SEI

O pesquisador responsável deverá abrir um processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), do tipo CADASTRO DE PATRIMÔNIO (TOMBO), contendo obrigatoriamente os seguintes documentos:

a)    Ofício de solicitação de emplaquetamento dos bens adquiridos, contendo as seguintes informações do pesquisador responsável: nome complete, e-mail institucional, telefone e número de WhatsApp, Instituto/Faculdade, Departamento e Sala.

b)    Termo de Concessão, Termo de Outorga, Contrato de Comodato ou Termo de Aceitação — conforme exigência da agência de fomento (como FAPEMAT, CNPq, CAPES, FUNARBE etc.). O documento deve estar devidamente assinado por todas as partes envolvidas, quando for o caso.

c)    Notas fiscais* correspondentes a todos os bens adquiridos, conforme a relação apresentada ou conforme as aquisições realizadas até o momento.

d)    Anexo “Relação de Bens” (fornecido pela agência de fomento. Deve ser anexado apenas quando o projeto já estiver concluído).

Observação sobre as notas fiscais:

Para fins de incorporação ao patrimônio da UFMT, a nota fiscal pode estar emitida em nome do pesquisador responsável ou da própria Universidade. No entanto, é fundamental que o pesquisador verifique previamente as exigências da agência de fomento quanto à titularidade da nota, a fim de evitar inconsistências ou impedimentos na prestação de contas do projeto financiado.

2. Análise e Vistoria dos Bens

A GLP analisará a documentação apresentada e entrará em contato com o pesquisador, por meio do WhatsApp informado, para agendar a data da vistoria e do emplaquetamento.

3. Geração do Termo de Responsabilidade

Após o emplaquetamento, será gerado, no mesmo processo SEI, o Termo de Responsabilidade Patrimonial, o qual será disponibilizado para assinatura eletrônica do pesquisador.

Observações Importantes

• A solicitação de incorporação deve ser realizada em até 30 dias a partir da data de emissão da nota fiscal.
• Bens classificados como material de consumo não serão emplaquetados (incorporados ao patrimônio da UFMT). A classificação entre material permanente e de consumo segue os critérios definidos pela Portaria nº 448, de 13 de setembro de 2002, do Ministério da Fazenda.
• O procedimento acima descrito é aplicável às principais agências de fomento (FAPEMAT, CNPq, CAPES, FUNARBE). Caso envolva outras instituições financiadoras, eventuais particularidades serão analisadas caso a caso.
• Em projetos de pesquisa em rede, quando o coordenador ou pesquisador beneficiado for vinculado à UFMT, os bens adquiridos deverão ser incorporados ao patrimônio da UFMT. A posterior doação à instituição parceira será tratada por meio de processo específico de doação.
• Em caso de dúvidas sobre a classificação dos bens, a documentação exigida ou qualquer outro aspecto do processo, entre em contato com a Gerência de Logística Patrimonial (GLP) pelo WhatsApp: (65) 3313-7270.

Diferenciação entre Material Permanente e Material de Consumo

 A correta classificação dos bens é essencial para definir se o item será ou não incorporado ao patrimônio da UFMT.

Material Permanente

• Durabilidade superior a dois anos.
• Mantém suas características físicas com o uso.
• Exemplos: notebooks, projetores, estufas, centrífugas, mobiliário.

Material de Consumo

• Vida útil inferior a dois anos ou que se deteriora rapidamente com o uso.
• Não são incorporados ao patrimônio.
• Exemplos: papel, toner, reagentes, EPIs descartáveis, cabos.

Importante: Em caso de dúvida sobre a classificação de um item — se material de consumo ou permanente — o pesquisador deve consultar previamente a Gerência de Logística Patrimonial (GLP), seja antes da compra efetiva ou mesmo quando estiver preparando a proposta a ser submetida à agência de fomento. Essa medida ajudará a evitar problemas futuros na prestação de contas ou no momento da incorporação de bens ao patrimônio da Universidade.

GLOSSÁRIO DE TERMOS TÉCNICOS

Emplaquetamento:
Processo de identificação patrimonial em que um bem permanente recebe uma plaqueta com número de tombo e informações da UFMT, para fins de controle e rastreamento institucional.

Termo de Concessão / Outorga:
Documento formal emitido pela agência de fomento que estabelece as condições para a liberação e uso dos recursos concedidos ao projeto de pesquisa.

Contrato de Comodato:
Instrumento jurídico que formaliza o empréstimo gratuito de um bem, geralmente utilizado quando equipamentos são cedidos por instituições ou empresas.

Termo de Aceitação:
Documento que atesta o recebimento de um bem, com aceite das condições e responsabilidades pelo seu uso.

Cadastro de Patrimônio (Tombo):
Procedimento administrativo destinado à inclusão de bens permanentes no sistema de patrimônio da UFMT, com a respectiva geração de número de tombo.

Nota Fiscal:
Documento fiscal que comprova a aquisição de um bem ou serviço. Para fins de incorporação ao patrimônio da UFMT, a nota fiscal pode estar emitida em nome do pesquisador responsável ou da própria universidade. No entanto, é fundamental que o pesquisador verifique previamente as exigências da agência de fomento quanto à titularidade da nota, a fim de evitar inconsistências ou impedimentos na prestação de contas do projeto financiado.

Material Permanente:
Bens com durabilidade superior a dois anos e que mantêm sua integridade física após o uso, conforme definição da Portaria nº 448/2002 e seus parâmetros excludentes.

Material de Consumo:
Bens que, por sua natureza e uso, perdem sua identidade física ou são consumidos rapidamente, como reagentes, papel, toners etc. Não são passíveis de incorporação patrimonial.

Termo de Responsabilidade Patrimonial:
Documento que formaliza a responsabilidade do pesquisador ou servidor pelo uso e guarda dos bens patrimoniais sob sua custódia.